第一节　文书档案管理要点

要点1：收文工作

收文工作是指接收从外面寄来或送来给本企业的一切公私信件，包括文件、信函、报刊以及其他邮件。收文工作程序包括签收、分拣、登记、转交等环节。

（一）签收

收文工作中的环节之一，指对外面送来的文件进行清点验收。为了使文件运转迅速、准确、安全，必须在各个环节建立起严格的交接手续，以分清责任，并便于查考。

1.当场查验

签收必须在信件送达的当时进行，并应有送件人在场。签收时，应该注意查验以下6个方面的内容。

（1）检查收信单位的名称是否与本企业及有关人员的名称相符，在确认来件投递无误后再签收。

（2）检查信件的封口和包装是否完好、正常，有无破损、启封或散包等现象。

（3）检查信件外附件是否够数。

（4）检查收件封皮编号与登记是否相符。

（5）清查信件缓急的性质。

（6）查明收件登记件数与实有的件数是否相符。

2.签收盖章

经上述查验无误后，收发员便可以在收件人的投递回执单上或登记簿上签收盖章，以示负责。签收之后，再进行总登记，然后才分拣。接收报纸和刊物，应清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。

重要的公务文书，有的需要由收件人亲收。一般来说，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发室不能代收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发室可以代替收件人签收，但是必须交收件人亲自启封，不能够交别人启封。

签收信件时，可以在对方的发信本上签名或盖章；或者在对方的回执单上签名、盖章；或为对方开具收据、收条。签收信件时，要签署全名，注明收到的时间，对特急件应注明几时几分收到，签名时要用钢笔或毛笔，要求字迹工整，易于辨认。对于机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应加盖单位的公章，用以表示负责。

（二）分拣

分拣即对收到的信件进行分拣，将信件按收件人或部门分开，以便转交。分拣要在签收之后及时进行，以免造成积压误事。可以将信件分拣成四种类型，即平信和报刊、自取件、急件、机密要件。要先将急件和机密要件拣出，进行登记后，随时递交给收件人或部门。对于一般信件和报刊，也要随到随拣，按部门或收件人将信件分别存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定时间里自取或送件上门。

（三）登记

信件在分拣之后，收发员要对重要的信件进行分户登记，为收件人或收件部门签收做好准备。

1.登记的范围

登记的范围，一般来说，收进的信件凡办理了签收手续都应进行登记，其中包括邮电局送来的公私挂号邮件、包裹单、汇款单；机要通信局送来的机要信件；专人送来的信件，有的虽未进行签收，但也须登记。

2.登记的方法

登记的方法，应该根据企业的规模大小、收取信件数量的多少以及各部门的设置情况而定。

（1）规模较大的企业，收进的信件数量多，下设部门也多，可以采用按信件去向分设“收入件登记簿”，即每个收件部门分别使用一本“收入件登记簿”进行登记，这样，收件部门签收时也很方便。

（2）规模较小的企业，收进的信件数量也不大，下设的部门相对也少，可以采用综合性的“收入件登记簿”，即只用一本“收入件登记簿”，按收件部门的顺序进行登记，一个部门的信件登记在一起，以便于转交时签收。

3.登记的项目

登记的项目应简单，一般包括收到时间（急件应注明具体时、分）、登记人姓名、发件单位、收件单位、封皮编号、文件号、件数、附件、办理情况、收件人签名、备注等。收发室只是信件的收转部门，因此，登记时按来件的外部标志登记即可，不需另行编号或加注其他标记。

4.登记的要求

登记时要逐项认真填写，力求字迹清楚、工整、易于辨认。

（四）转交

转交指信件在登记之后分别转送给本企业的各个部门及有关人员，或者由各部门派人到收发室领取。

1.转交日期

收发室在接收信件的当天即应将信件转交有关部门，以防积压误事。对于急件应该立即转交，平件应分批转交。

2.转交方法

收发室对于一般平信及报刊，经计数、分拣后，投放信报箱中，由有关部门及个人自行取走。未设信报箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及时地将信件转交到各部门及有关人员手中。对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在部门，也可以通知收信人到收发室签收领取。

3.转交要求

收发室向各部门转交信件时，要求收件人进行清点，并在“收入件登记簿”上签字，以防止出现差错，明确责任，便于以后查对。

要点2：发信工作

发信工作是指通过收发室向外发送本企业的公务信件。发信工作的基本环节是：检查、分拣、登记、投送。

（一）检查

收发室在接收企业办公室和各部门送来外发的信件时，要进行检查、验收。检查的主要方面如下。

（1）投送地点、收件人是否书写清楚。

（2）信件封口是否牢固，密件是否有密封。

（3）信件的缓急和机密程度。

（4）包装是否牢固、结实，是否合乎要求，体积是否超标。

（5）封皮编号与登记是否相符。

（6）信件登记件数与实有件数是否相符。

通过上述检查，对不清楚的地方应立即弄清楚，不合格的地方应立即纠正，在检查妥善后，收发员应在送件簿上签字，以示负责，然后再进行分拣。

（二）分拣

分拣就是将向外发出的信件按投送方向分开，把每一个收件部门的信件归在一起，为投送做好准备。

（三）登记

外发信件在分拣后，要进行登记。根据不同的要求，可以采用联单式登记和簿式登记两种方法进行登记。

通过邮电局、机要通信局外发的信件，可以采用统一印制的交寄三联单进行登记，其中一联在通信员签收后由发文部门存查；一联由机要通信局或邮局留存；一联在邮电局或机要通信局签收后由通信员带回，交收发室存查。

由专人投送的信件，可采用簿式登记，即使用“发出件登记簿”进行登记。如果是由一个人投送，则应按投送路线上各个收件部门的先后顺序排队，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并将同一个收件部门的信件放在一起登记，以免影响投递速度。如果是由几个人分送，则应按各个分送路线上的先后顺序依次排队登记，其要求也与前述相同。

（四）投送

投送就是收发、通信部门将企业外发的公务信件投送到收件单位或个人。投递可以根据轻重缓急等不同情况，以平信、挂号、特快专递、航空四种类别寄发。比较重要的信件为防止丢失，可以寄挂号信；邮寄实物或票证时可以用特快专递；邮寄急件时可用航空信。

通过邮局寄发信件，必须向邮局支付邮资。为避免不必要的工作，当信件数量多，且邮寄面广时，可以采取邮资总付的办法，由邮局按大宗邮件统一结算。

要点3：企业文书的写作要规范

文书是政府、企业在行政管理、商务交往活动中产生的，按照一定的生效程序和规范的格式制订的具有传递信息和记录作用的载体。

而企业文书是指有一定资质的企业在行使行政、生产、销售、财务管理活动中，按照一定生效程序和规范的格式制订的具有传递信息和记录作用的一系列文字载体。

（一）企业文书的种类

企业文书的种类通常有以下3种。

1.业务书信

业务书信是为了一致可传达给全公司业务上的资讯所使用的书信。

2.一般书信

一般书信指在特定的部门之间，传达业务上的资讯所使用的书信。

3.公司外的书信

公司外的书信仅适用于与客户之间的书信。

（二）企业文书的样式

企业文书的样式通常有14种，具体见表1-1。

（三）文书制作的准则

无论是业务书信、一般书信，还是公司外书信都必须遵守以下的准则来制作。

1.文书制作上的注意事项

（1）书信内容必须是明确、正确的述说。

——心中想什么就明确向对方述说。

——书信的内容一般为委托、申请、承认、催促、通知、对照、回答等，需要明确地述说。

（2）内容必须简单且一目了然，尽量不用不明确或抽象的话语。

——使用简单的词汇，难懂的文言文或外国语言若无必要时尽量不用。

——在结束时，如有说明可利用附注简述。

——文书内容须简单明了。

（3）内容以5W1H为基准，大纲以此组合来述说。

5W1H是Who（谁）、What（什么）、When（何时）、Where（哪里）、Why（为什么）、How（怎么做）的意思。

2.使用措辞的注意事项

（1）特殊的措辞及古老的措辞最好不用。

（2）赞美词在必要时才使用。

（3）专业用语、学术用语等原则上只适合用在正式文书中；正常的措辞比较长，在文书之中频繁使用的时候可用“以下简称××”。

（4）词汇不要大量地使用。

3.标题的使用方法

标题大致以大分类来做顺序，如以下的记号。

1，2，3→大分类。

A，B，C→中分类。

a，b，c→小分类。

（1）（2）（3），（a）（b）（c）→细分类。

分类编号须一目了然地排列，中分类、小分类各类编排，一个编号与一个编号之间都略靠右边编排下去。如果分类项目过多时，1，2，3的前面可利用Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ来使用编排。

4.公文书信用语

公文书信写作时，须正确地、简单地使用公文书信用语。

（1）职称（对外客户的书信），见表1-2。

（2）称谓（机关公文用语），见表1-3。

（3）应注意以下不适用今日公文书信的用语。

——“奉”、“准”、“据”、“查”等引述语尽量少用。

——“呈称”、“令开”、“内开”、“等情”、“等由”、“等因”等引文起首及收束语一律取消不用。

——“据此”、“准此”、“奉此”等承转语一律取消不用。

——“在案”、“在卷”等处理经过语取消不用。

——“合行”、“合函”、“相应”、“理由”等累赘用语取消不用。

——“令仰”、“仰即”改为“希”；“呈请”、“敬请”、“饬”一律改为“请”；“知照”改为“本照”；“遵照”改为“照办”；“签核示遵”改为“核示”或“签核”；“饬遵”、“饬办”改为“请转行照办”；“转饬”改为“转行”或“转告”。“著即”、“伏乞”、“仰恳”一律取消不用。

——“为要”、“为荷”、“为祷”等结尾语一律取消不用。

——“请予照准”、“尚无不合（妥）”、“似”、“似可照办”、“存备查核”等不肯定的判断或建议用语一律取消不用。

——审核各项规定或答复请求时，如符合，即用“符合规定”，否则即用“不合规定”或“与规定不符”或“某项不合规定，其余均合规定”。

（4）法律统一用字表。

要点4：文件资料整理收集

（一）整理收集的目的

企业将资料文件依规定顺序来分类整理及保存，以便取存系统化、效率化。

1.企业的文书文件资料共有化

企业的文书并不是个人的私有资料，而是为了公司业务需求共同拥有的资料。即使承办人外出，在必要时，谁都可以在集中保管柜中取得资料。所以一定要严禁资料私人占有，或是书信有重复存放现象。

2.从制作日到销毁日的规则

基于文件的寿命期间，流程规则如图1-1所示。

3.丢弃不必要的文件

过久的文件、不常去取的文件，会占用不必要的空间，应该整理销毁。

（二）资料收集整理

1.建立整顿资料的责任心

须明确各部门负责资料整理的经办人员，并让他们严格遵从归档制度的顺序。

2.整顿方法

保管文件可利用归档用具来存放，以“保存文件名称”、“当季业务年度”（开始日和结案日）等来表示，以利于整顿时的方便。归档工具如下。

（1）文件夹。

（2）资料夹。

（3）资料箱。

（4）保存箱。

（5）账簿保管箱。

（6）二、三孔夹等。

3.文件的收集

文件的收集，就是按照有关规定，把各单位、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，经过挑选，分别集中到企业的档案室。

（1）收集的范围。不是每份文件都要去归档，能够归档的文件，应根据一定的实用原则，挑选出来。

凡是本企业工作活动中形成的、处理完毕的、对今后工作有查考价值的文件材料都应归档。

不能只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料，如会议文件、内部文件、调查报告、访问记录、人事关系、介绍信等。

（2）收集的要求。

——属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整。

——分类、组卷符合有关原则，能正确保持文件的自然形成联系，反映工作活动面貌。

——保管期限划分准确。

——卷内文件排列科学系统。

——标题结构完整（确切地反映了卷内文件的作者、内容、名称），文字简练、通顺。

——编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观。

4.文件的整理

文件的整理，主要是把零散的和需要进一步条理化的文件，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来。

（1）文件整理的内容。文件整理工作的内容主要包括分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷的编制。

（2）文件整理的原则。文件整理的原则是：按照文件材料形成的自然规律，保持各文件的完整和不可分割的联系；按照文件的来源、时间和内容等条件，保持文件之间的联系，充分利用原有的整理基础；便于文件保管和利用。

（3）文件分类。文件分类就是把全部案卷，按照来源、时间、内容和形式异同，分成若干类别，分类的方法有多种。

——年度与单位分类法。就是把全部案卷先按年度分开，再在年度内按部门分类。这种分类方法简便易行、普遍采用。

——组织机构与年度分类法。就是将全部的文件，先按部门分类，然后再按年度进行分类。

（三）确定资料的销毁和保管期

1.销毁办法

（1）销毁、丢弃的文件范围。文件在保管期满时，应即刻整理丢弃。如有不必要的文件资料可依以下的注意重点来决定是否丢弃，见表1-4。

（2）保存期限已到的文件资料，如果仍合业务上的需求，可继续保管。

（3）重要文件、机密文件如果销毁会引起业务上不必要的泄密，可利用碎纸机处理这些文件。

2.保管期限的计算

文件资料的保管期限，如没有特定的规定情形，可从记入日期的隔年年初开始算。

3.决定保管期限

重要文件的保管准则，会因为各部门的业务需求而保管期限不同，所以一般文件资料会由各部门保管。

保管期限可分为永久、非永久（如10年、7年、5年、3年、2年、1年）。

新制作的文件或是未决定保管期限的文件，可利用“文件保管期限准则”来分类保管。各部门确定保管期限之后，须报备文控中心。

文件的保管期限变更时也必须报备文控中心。

4.保管期限准则

（1）永久。

——基础书类（专业书册、工作手册等）。

——股东会议、董事会议等重要会议所决定事项的资料。

——政府机构所发布的公文。

——历史性重要文书。

——法院裁决文件。

——公司的企划方案、企划书等资料。

——公司财产的契约书、文件。

——会计决算文件。

——人事资料、调查表、统计表。

——其他的核准函件。

（2）有关非永久保存期限者列表如下，以供参考，见表1-5。

要点5：文书立卷归档

将本单位办理完毕的文件材料挑选出有查阅、保存价值的部分，按照它们形成过程中的联系和规律，组成案卷，叫文书立卷。文书立卷一般由秘书或文员负责文件的收发、登记、立卷等工作，既要保证案卷质量，又要便于有关人员需要时快速查找。

（一）立卷的原则

按照文件形成的自然规律，保持它们之间的联系，使案卷正确反映单位活动的本来面貌，分门别类，便于保管和利用。

（二）立卷的要求

文书立卷时，要求最好准确地划分保管期限，避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整。

（三）立卷的方法

一般情况下，可根据文件的下列特征进行立卷。

1.按主题特征立卷

就是将各文件中主题性质相同的文件组成卷案。主题可以概括，也可以具体，这要根据文件的多少来确定。比如，在一年中业务工作方面的文件，就可按什么性质的业务来分类立成一卷，如这方面的文件数量较多，则又可细分成若干卷。

2.按时间特征立卷

就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。一般来说，案卷多数具有时间特征，因此在组卷时，只有对那些时间针对性较强的文件才以时间特征为主组卷。如年度预决算、季度计划、统计报表、期刊、简报等。

3.按“作者”特征立卷

“作者”是指制发文件的部门或个人。同一作者或部门的文件材料组合成为案卷，就是按作者特征立卷。

4.按文件名称特征立卷

就是将同一名称的文件、材料组成案卷。如总结、请示报告、计划、批复、简报、通知等分别立卷。一般情况下，这种立卷方法往往同按作者、按主题特征立卷方法相结合，不单独采用。

运用得最多最广的是按主题特征立卷的方法，但同时还应与其他立卷特征结合起来应用，特别是主题、作者、名称三个特征，以上几种方法立卷时，应仔细研究比较，选择其中最好的一两种相结合来立卷，以确保案卷的质量。

（四）做好平时立卷工作

行政办公人员应根据案卷类目及时把文件归入按条款设置的卷内，就是平时立卷。做好平时立卷工作要注意以下两点。

1.编好案卷类目

案卷类目就是按照立卷的原则和方法，为便于立卷而编出的案卷名册。案卷类目是由类目和条款组成的。案卷类目对平时立卷工作是十分重要的，可以保证文件的完整，便于平时查找利用文件。

2.准确确定立卷归档的范围

一个组织每年经过文书处理的文件、材料是大量的，但不能将所有的文件、材料，都立卷归档。立卷归档的重点，应以本单位形成的文件、材料为主。具体来说，有以下3个主要方面。

（1）工作、生产、社会活动中形成的具有查考价值的各种文件、材料、传真、电报（包括一些应归档而往往平时收集不够的材料，如汇报材料、调查报告、以个人名义向报刊或电台发表反映本单位的文章稿件，以及各种统计数字、报表、规章制度等）。

（2）各部门报送的重要统计、报告及其他有重要查考价值的文件。

（3）重要的来信、来访材料。

（五）调整定卷和归档

1.复查案卷文件以确定保管期限

复查案卷文件，就是要根据立卷原则、要求和特征，对卷内文件进行复查，剔除不需立卷归档的文件，纠正分类不准确的文件，然后根据档案材料保管期限来确定案卷保管期。

2.排列卷内文件

卷内文件的排列可按照时间、主题、地区、作者、名称等排列。排列时要注意正文在前、附件在后，请示在前、附文在后，最后的定稿在前、讨论修改稿在后。

3.编写卷内文件

凡列为永久和长期保管的案卷，都必须编写张号。编写张号应注意以下事项。

（1）依次为文件的每一张编一个号，而不是为每一页编号；空白纸不编张号。

（2）卷内的小册子与其他文件合在一起编张号。

（3）左侧装订的在右上角编张号，右侧装订的在左上角编号。

（4）张号编写工作必须做到准确无误。

4.填写卷内目录和备考表

案卷经过复查调整，在装订前，应及时填写卷内目录。填写卷内目录时一般每一份文件分别填写。如几份文件的内容完全是针对着某一个具体问题的，也可以综合起来填写。卷内目录一般可填写相同的两份，其中一份附在卷首，不编张号，另一份留以备查。

永久、长期保存的案卷还要填写备考表，主要是为说明卷内文件的某些缺点或问题，并注明立卷人姓名，以备查考。备考表附在卷末，不编张号，应在装订前填好。

5.装订案卷

装订案卷时，要注意以下4点。

（1）修整文件，去掉文件上的所有金属物。

（2）不装订的一侧和下边，要取齐，使案卷整齐美观。

（3）装订的一侧线外要留有一定的余地避免翻阅时掉页，但又要注意不要把文件的字句订住。

（4）一般横排横写的文件在左侧装订，竖排竖写的文件在右侧装订。

6.填写案卷封面

案卷封面应工整地填写，填写的项目为：单位名称（如按问题分类，应填写类的名称）、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、文书处理号。

（六）案卷的排列和编号

调卷工作结束后，要根据文件之间的联系和分类原则，对案卷进行系统的排列，将类目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐个编上案卷顺序号。

（七）编制案卷目录

将已经排列、编号的案卷，按卷号顺序登记在统一印制的案卷目录上，就是编制案卷目录。案卷目录是最基本的检索工具。

（八）归档

完成了全部立卷工作，编好案卷目录后，按照档案管理的规定，将全部案卷和案卷目录移归档案室。归档时，档案室就根据案卷目录逐卷进行检查接收，如有不符合要求的地方，可进行改正。

要点6：文档的保管与利用

具有价值的文件经过立卷归档、收集整理、移归档案室后，剩下的任务就是妥善保管，以便最终目的充分利用。

（一）档案材料损毁的防治

1.档案材料损毁的原因

（1）内因。内因是指档案本身制成材料的质量，如纸张、墨汁、墨水、油墨等材料的质量如何，将直接影响档案材料的保管。

（2）外因。外因主要有自然环境、保管条件和人为因素等。如不适宜的温度、相对湿度，各种有害生物、光线、灰尘、气体、人为的破坏等。

2.档案材料损毁的防治

针对档案损毁的原因，除在形成文件过程中，如在印制文件时选用质量较好的纸张（含纤维素较多、颜色较白、表面平细、拉力强的纸）、墨水、墨汁、油墨外，还必须要有专门放置档案的处所和箱柜。还应根据需要和可能，配置温度计、湿度计、防虫剂、吸水剂、防尘和除湿器械。档案库房应严格控制温湿度（温度一般在14～18℃，相对湿度控制在50％～65％），要避光和密闭，防止并最大限度地减少光线、有害气体、灰尘、微生物侵害档案材料，要注意防虫和防霉，注意防火、防盗和防鼠。

（二）档案的利用

1.档案利用工作的基本要求

（1）必须熟悉档案室（柜）内保存档案材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整情况和作用等。

（2）摸清单位利用档案的规律，了解上司和各部门需要利用的内容和要求。

（3）有计划、有重点地编制必要的检索工具和参考资料。

（4）建立查阅制度，主要有查阅手续、摘抄、复印范围及清点、核对手续、查阅注意事项等。

2.提供利用的方式

（1）设立阅览室，开展阅览工作。

（2）将档案材料借出，供利用者暂时使用。

（3）将档案材料进行复制提供利用。

（4）根据档案内容编写综合资料提供利用。

3.检索工具的主要种类

（1）揭示和介绍整个档案所存的全部或其中一部分档案材料，如案卷目录、卷内目录、重要文件目录等。

（2）揭示和介绍档案室所存的一个专题的材料，如专题卡片、专题目录、专题介绍等。

（3）指明档案材料的有效地点和一定事物所涉及的档案材料，如存放地点索引、人名或地名索引等。

组织沿革的内容主要包括组织的成立和变动时间、部门设置、名称改变、地址的变迁、职权范围和任务及其变化等情况。

4.参考资料的种类

（1）大事记。就是按时间顺序简要地记载一定时期的重大活动的资料。

（2）组织沿革。就是系统地记载一个组织、一个部门的变革情况。

5.基础数字汇编

就是以数字形式反映一个组织某方面基本情况的资料。基础数字的种类较多，从时间上看，有长期的，有短期的；从形式上看，有文字的，有图表的；从内容上看，有综合的，有专题的。

6.专题资料汇编

就是用文字简要叙述某一时期某一方面的经营、生产、业务问题以及产生、发展、变化情况。

7.文件汇编

就是把重要文件某一方面的方案决策或某项目的文件汇编在一起。