会计凭证的处理技巧_全图解！真账实操教你学出纳-QQ阅读女生现言网

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会计凭证的处理技巧

在实际经济业务中，为了记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据，财务人员会将业务数据记录在专门的记录本上，逐渐形成了现在的会计凭证。会计凭证运用了统一的格式和记录方式，这样可以明确经济责任，落实岗位责任制，反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据。本节主要通过对会计凭证的基本知识、填写方法和审核的讲解来了解会计凭证。

文字与数字的填写规范

在实际的出纳工作中，有许多原始凭证需要填制，在填制过程中要注意书写的规范性，做到字迹清晰可见。一个合格的出纳人员，数字的书写应当规范清楚，这样才能提供正确、清晰且有效的数据信息，为会计核算资料的真实性和完整性奠定基础。凭证书写的内容包括阿拉伯数字的书写以及文字书写两大部分。在某些企业中，有时需用到外文记账，外文字母的书写也应当规范。出纳书写的基本规范要求是：正确、规范、清晰、整洁及美观。下面主要讲述文字和数字书写的注意事项。

1.文字的书写规范

◆要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得用铅笔或圆珠笔（用复写纸复写除外）。红色墨水只在特殊情况下使用，填写支票必须使用碳素笔书写。

◆文字书写一般要紧靠左竖线书写，文字与左竖线之间不得留有空白部分。

◆文字不能顶格写，一般要占空格的1/2或2/3。

◆文字要清晰，要用正楷或行书书写。

2.数字的书写规范

书写阿拉伯数字是财会人员的基本功，其要求如下。

◆角度方面，书写字体要自右上方向左下方倾斜，大致与水平线呈60度。

◆间距上，每个数字要大小均匀，数字排列应保持同等距离（约半个阿拉伯数字的距离），每个字上下左右要对齐。在印有数位线的凭证、账簿或报表上，每一格只能写一个数字，不得几个字挤在一个方格里，也不得在数字中间留有空格。

◆高度方面，每个数字要紧贴底线，数字在格内占1/2～2/3的位置，要为更正数字留有余地。

◆书写顺序应从左至右，笔画顺序自上而下，先左后右。

◆除“4”和“5”外，其他数字必须一笔写成，不能人为地增加数字的笔画。

◆“6”字要比一般数字向右上方伸出1/4的高度，“7”和“9”字则要向左下方下沉1/4的高度。

◆“7”的横画部分要保持水平，不要上翘。

◆对于易混淆且笔顺相近的数字，在书写时，尽可能地按标准字体书写，以防涂改。

依据财政部制定的《会计基础工作规范》的要求，填制会计凭证时字迹必须清晰、工整，并符合会计数字大写规范，如图2-4所示。

图2-4

会计凭证的基本认识

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的、据以登记会计账簿的书面证明，用来记载经济业务的发生，明确经济责任。下面先来认识会计凭证的用途和种类。

1.会计凭证的用途

会计凭证的内容主要包括凭证名称、编制凭证的日期及编号、接受凭证单位的名称、经济业务的数量和金额、填制凭证单位的名称和有关人员的签章等。根据内容的特点可总结出会计凭证有如表2-5所示的几点用途。

表2-5

2.会计凭证的分类

企业发生的经济业务内容非常丰富，相应会计凭证的种类也是花样繁多。为了具体地认识、掌握和使用会计凭证，财务人员要对会计凭证加以分类。按会计凭证的填制程序和用途一般分为原始凭证和记账凭证两类。

（1）原始凭证

原始凭证是对已经发生、执行或完成的经济业务进行记录，其作用是明确业务双方的经济责任。作为记账的依据，原始凭证是最初的书面证明文件。因为它随着经济业务的发生而产生，与经济业务息息相关，因此也被称为“证明凭证”，它可在法律上对经济业务的最初发生作出有效证明。车船票、采购材料的发货票和到仓库领料的领料单等都属于原始凭证。按照不同的取得来源，原始凭证被分为自制原始凭证和外来原始凭证两大类。

①自制原始凭证

自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如购买材料时，由物资部验收入库填制的入库单、部门领用材料填制的领料单、出差人员填制的差旅费报销单以及收到资金时由出纳人员填制的收据等。如图2-5、图2-6所示。

图2-5

图2-6

自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证4种，具体内容如下所示。

◆一次凭证：指反映一项经济业务的凭证，若要同时反映若干项同类性质的经济业务，那么其填制手续必须是一次性完成的。企业的“收据”、“领料单”和“借款单”等都属于一次凭证。

◆累计凭证：指在一定期间内，对若干不断重复发生的同类经济业务进行连续多次记载的凭证。累计凭证以期末累计数作为经济业务的记账依据，因此要到期后，该类凭证的填制手续才算完成，比如常用的限额领料单就属于累计凭证。

◆汇总原始凭证：指将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总，按要求编制成一张汇总凭证，进行会计核算，这样可以简化记账凭证的编制。“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”及“现金收入汇总表”等都属于汇总原始凭证。

◆记账编制凭证：指先把某一项经济业务进行归类和整理，然后根据会计账簿重新编制记账的一种凭证。例如，在计算产品成本时编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字，按费用的用途填制的。

②外来原始凭证

外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证，如企业购买材料或商品时从供货单位取得的发货票、出差人员出差时所发生的车船票及住宿票等都属于外来原始凭证。常见的发票格式如图2-7所示。

图2-7

（2）记账凭证

记账凭证的填制依据是经过审核后确认无误的原始凭证或汇总原始凭证，会计人员据此进行记账，它可以用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额，可以作为登记账簿时参考的直接依据。在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录将通过填制记账凭证来完成。

由于原始凭证来自不同的单位，种类繁多、数量庞大且格式不一，不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。为了便于登记账簿，需根据原始凭证反映的不同经济业务，对其加以归类和整理，填制具有统一格式的记账凭证，确定会计分录，并将相关的原始凭证附在记账凭证后面。这样不仅可以简化记账工作、减少差错，而且有利于原始凭证的保管，便于对账和查账，提高会计工作质量。记账凭证按其适用的经济业务可分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。

①专用记账凭证

它是专门记录某一类经济业务的记账凭证。按其所记录的经济业务与现金和银行存款的收付有无关系可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

◆收款凭证：指根据企业现金和银行存款收款业务的原始凭证进行填制，以记录企业现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证。具体样式如图2-8所示。

图2-8

◆付款凭证：它与收款凭证对应，是指根据企业现金和银行存款付款业务的原始凭证进行填制，以记录企业现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证。具体样式如图2-9所示。

图2-9

◆转账凭证：指根据转账业务或与转账业务相关的业务为依据填制的，以记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务。它记录的是经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务。具体样式如图2-10所示。

图2-10

收款凭证和付款凭证是用来记录货币收付业务的凭证，因此它是出纳人员进行内外部收款和付款的依据，也是登记与其相关的现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账的依据。

但出纳人员必须根据企业内部会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证进行款项的收付，而不能以现金、银行存款收付业务的原始凭证进行收付，这样既可以加强企业对于内部货币资金的管理，也可以对货币资金的有效使用进行监督。

②通用记账凭证

通用记账凭证是指用同一种格式记录全部经济业务，不再区分收款凭证、付款凭证和转账凭证。它适用于经济业务比较简单的单位，这样既可以简化凭证，减少工作量，又能对全部经济业务进行记录。

通用记账凭证按其包括的会计科目是否单一，分为复式记账凭证和单式记账凭证两类。常见格式如图2-11所示。

图2-11

◆复式记账凭证：指将某一项经济业务涉及的全部会计科目都列在一张记账凭证上，这种记账方式可以集中反映账户的对应关系，了解某项经济业务发生的所有事项，对经济业务进行全面系统的了解，所以又被称为多科目记账凭证。

◆单式记账凭证：与复式记账凭证刚好相反，是指当某一项经济业务涉及多个会计科目时，将每个会计科目单独用一张凭证进行记账，每张凭证只填列一个会计科目，而其他对方科目不用来记账，只作为参考。

另外，记账凭证按其是否经过汇总，可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证。

①汇总记账凭证

汇总记账凭证是根据非汇总记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总记账凭证按汇总方法不同，可分为分类汇总和全部汇总两类。

◆全部汇总凭证：将一定期间的记账凭证全部汇总填制，如“科目汇总表”就是全部汇总凭证。

◆分类汇总凭证：根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制，如根据收款凭证汇总填制的“现金汇总收款凭证”和“银行存款汇总收款凭证”；根据付款凭证汇总填制的“现金汇总付款凭证”和“银行存款汇总付款凭证”；以及根据转账凭证汇总填制的“汇总转账凭证”等都是分类汇总凭证。

常见的汇总凭证如科目汇总表，其格式如图2-12所示。

图2-12

②非汇总记账凭证

非汇总记账凭证是没有经过汇总的记账凭证，前面介绍的收款凭证、付款凭证、转账凭证以及通用记账凭证等都是非汇总记账凭证。

3.原始凭证与记账凭证的联系与区别

原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中，原始凭证附在记账凭证后面，作为记账凭证的附件；记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明；原始凭证有时是登记明细账户的依据。

但是原始凭证与记账凭证由不同人员负责填制，两者在填制依据、记录事项及反映的信息等方面也不同，如表2-6所示的是原始凭证和记账凭证的区别。

表2-6

会计凭证的填制与审核

经办人员对于取得的凭证具有直接的责任，所以在取得时要严格审核，在填制时要根据规范要求认真填写，并交与财务部门再次复核，再根据审核无误的原始凭证登记入账形成会计凭证。

1.原始凭证的填制

原始凭证大部分都是由本单位业务经办部门和人员填制或取得的。为了完整、清晰、准确且及时地记录经济业务，使原始凭证真正具有法律效力，必须使经办人员充分认识到原始凭证在经营管理中的作用，了解和掌握原始凭证的填制要求和方法。原始凭证的填制要求主要有以下4个方面。

◆数据真实，手续完备

原始凭证的数据真实要求做到：对各项业务的实际发生和完成情况进行认真、真实和完整的记录；凭证上的信息都必须真实可靠（包括日期、编号、经济业务内容和有关人员的签名盖章等）；对于从外部取得的凭证，凭证上必须有填制单位公章或有关部门的专用章；从个人处取得的凭证，必须有填制人员的签字或盖章；如果是单位对外开出的凭证，那么要求凭证上必须加盖本单位的公章或有关部门的专用章，否则凭证是无效的；单位购买实物的原始凭证必须要有验收证明；支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的证明。以上事项中凡有一项不能确认或不真实的凭证，单位都应该拒收。

◆内容完整，书写清楚

要严格按照规定的格式和内容逐项规范地填写经济业务完成情况，不得遗漏或简略。一式几联的凭证必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，单页凭证必须用蓝黑墨水书写或打字机打印。凭证上的文字要工整、清晰且易于辨认，要符合文字和数字书写规范。

◆连续编号，及时填制

单位内部的所有凭证都要进行连续编号，并完整地保存以便查考。对于已经编号的重要凭证因为某些原因需要作废的，要在作废凭证上加盖“作废”戳记，并连同存根一起保存，不得随意撕毁，保持编号的连续性。此外，原始凭证的填制或取得必须及时，经办人员必须在经济业务发生或完成的第一时间进行记录，日期均以填制凭证当天的日期为准，在填制完成后应及时按规定的程序将原始凭证送交财会部门。

◆发现错误，规范修改

原始凭证出现错误时，不能随意涂改或挖补，而应按规定方法或程序进行修改，否则将被视为无效凭证。对于记载的内容有错误的，应当由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章；对于凭证上记载金额出错的，不得在原始凭证上更正，必须由出具单位重新开具。

【实账处理】——员工报销办公费用填制报销单

2016年5月13日，甲公司员工李四借备用金1500元装订资料和购买办公用品。2016年5月14日，装订资料共花费310元，购买办公用品共花费726.15元。根据收到的发票填制了费用报销单，并归还剩余的备用金463.85元。

1.2016年5月13日，李四借备用金，应根据借款金额填制借款单，再由各个相关部门签字并加盖公司的财务专用章，样本如图2-13所示。