四、活动的成功要素
无论企业负责人、还是活动负责人都希望举办的每场活动都能够顺利完成，不要因为人为的原因造成这样或那样的失误。下面总结几点组织活动的成功要素，希望从业者能够领悟其中的道理，少走弯路。
1．信息汇总点
信息汇总点是指企业举办大型活动时，必须建立一个信息汇总点。通俗地讲，就是指定一个活动负责人。这个负责人是整个活动的中心点，每个工作人员都要把活动的进展情况汇报给这个负责人。这里的活动负责人不同于活动执行人，实际组织活动中有时会出现有执行人，却无负责人的情况。而此时一旦出现意外，就可能无人出来承担责任。
为什么要设立信息汇总点，信息汇总点的主要作用有哪些呢？
（1）横向沟通，纵向结合：当一个活动进入准备阶段时，单项任务被分配下去，每个单元开始了各自的准备工作。在这个过程中各单元之间需要依赖信息汇总点进行相互沟通和协调。当准备工作完成后，还需要通过信息汇总点把各单元的信息纵向地结合起来，形成一个完整体。
（2）平息分歧，统一思想：在活动的准备阶段需要博采众长，但到确定方案时，就需要统一思想了，如果此时还有意见分歧，就需要活动负责人来定夺了。
（3）集思广益，解决问题：活动任务拆分后，每个单项都可能出现个人力量难以解决的问题。问题出现时可以向活动负责人反映，活动负责人可以自行解决，也可以召集工作人员开会，一起商讨对策。
（4）综合判断，发现问题：当各单元的信息集中到信息汇总点时，就可能会发现新的问题。因为有些情况放在局部看并没有问题，而汇总到一起时，问题就很明显了。比如案例3中的事故就有这方面原因。
（5）统管全局，了如指掌：这点非常重要，一个大型活动涉及的内容很多，工作人员各管一摊，谁都不了解全局的情况。而一旦出现事故，需要了解更多信息时，没有信息汇总点，就会出现“一问三不知”或者“踢皮球”的情况。
案例17
某集团A公司计划在公司内部举办一场篮球赛，集团领导得知后，建议全集团各分公司都派队参加，整场比赛仍由A公司负责组织承办。但A公司没有及时转变观念，只关注本公司活动的准备工作，对整场比赛的准备工作及具体细节都没有做任何准备，还在等待集团领导布置任务。由于其他分公司对比赛的细节不了解，纷纷追问A公司的活动负责人，这时才发现，篮球赛的举办时间、地点、比赛规则、奖励标准等所有细节都还没有落实。就这样拖了很久，才由集团领导确定了篮球赛的具体细节，整场活动开展得非常被动。
分析：这个案例失误的地方在于缺少一个信息汇总点，没有一个统筹整个集团篮球比赛的负责人。各分公司不知道从何处获取真实、准确的信息，所以都在观望。直到集团领导督办下来，才临时抱佛脚，当然不会有好的活动效果。
2．全面策划
一个活动的成功关键就在于策划，而策划方案的成功关键就在于它的全面性，活动策划人必须从多角度吸纳各方面的意见才能制定出一个合理有效的策划方案。那么实际工作中有哪方面意见必须要考虑呢？
（1）工作人员：组织活动中的工作人员，不仅是活动过程中的执行者，也是活动策划中的参与者，他们的意见具有实际的应用价值。活动负责人在策划之初就要把团队成员召集起来，集思广益，为活动出谋划策。
（2）管理层：无论活动的准备阶段，还是活动的实施阶段，都少不了企业管理层的支持。必要的情况下活动负责人可以与管理层一起讨论策划方案的可行性，一方面表达出策划人对管理层的尊重，以获得更积极的支持；另一方面确实可以从中获得不少有用的信息。
（3）企业负责人：企业负责人的意见，对于策划方案有方向性的指导作用，可以说是必不可少的。
3．责任心
举办一场活动，尤其大型活动，想要取得圆满成功，作为组织者必须要有一颗强烈的责任心。因为一场活动从准备到实施少则要忙碌几天，多则要忙碌几个月。组织者可能刚开始时热情高涨，中间遇到一些困难后就很容易心灰意冷、失去信心。而一旦出现这种情绪，组织者就会放松对活动的要求，忽略很多细节，比如说：会场是否清洁、会场布置是否到位、会场后勤服务工作是否能准确落实等等。这些细节看来无足轻重，但也会决定活动的成败。
4．不怕啰唆
组织活动中人多事杂，经常临场出现疏漏，所以宣传工作不能怕啰唆，无论是重要信息，还是基本常识都要做到多次通知、反复提醒。比如说，活动需要携带的证件、活动服装、活动设备等。
案例18
某企业组织员工参加拓展训练，因为运动强度较大，活动前，组织者已经反复强调参加拓展的员工必须要吃早餐。活动当天活动负责人还特意分派每车领队一些面包和牛奶，以备不时之需。结果有个领队忘了询问车上员工是否吃早餐，也没有告之预备了早餐。恰巧就是这个队伍里有个员工没有吃早餐，在上午的训练中差点虚脱。幸好发现及时，停止了训练，并对该员工进行了治疗，才没有酿成危险。
分析：像这样丢三落四的情况，在实际组织活动中时有发生，有时可以弥补，有时则无法挽回，当出现事故时再追究谁的责任已经没有意义。所以作为组织者必须一而再，再而三地提醒和嘱咐，尽量避免工作上的疏漏。