2.2 数据的编辑
数据的编辑包括设置文本、数值、日期和时间等数据的格式。另外,用户也可以通过设置表格样式、条件格式等方法来突出显示表格中的数据。
2.2.1 基本数据的格式设置
基本数据的格式化包括文本、日期和时间、数值等的格式化。
1. 文本的格式设置
对文本型数据格式化的具体步骤如下。
在工作表Sheetl中选中单元格A1,输入“商品销售数据表”,然后选中单元格区域“A1:E1”,切换到【开始】选项卡,在【对齐方式】组中单击【合并后居中】按钮,使单元格的内容合并并居中显示。
2 选中单元格A1,切换到【开始】选项卡,在【字体】组中,在【字体】下拉列表框中选择【华文新魏】选项,在【字号】下拉列表框中选择【18】选项。
3 在单元格A2中输入“季度”,按下【Alt】+【Enter】组合键,在该单元格中换行,接着输入“商品”。然后在“季度”的前面加几个空格,使其向右显示并使“商品”居左显示。
4 选中单元格A2,切换到【开始】选项卡,单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。
5 弹出【设置单元格格式】对话框,切换到【边框】选项卡,在【样式】列表框中选择一种合适的样式,单击【斜线】按钮。
提示
用户也可以单击【对齐方式】组或【数字】组右下角的【对话框启动器】按钮,打开【设置单元格格式】对话框。
6 单击按钮即可在单元格A2中添加一条斜线,其他数据只需在单元格中输入即可,也可以根据自己的需要设置格式。
2. 数值的格式设置
在工作表中输入数据,有的时候要求输入的数据符合某种要求,如在数值的前面添加货币符号、小数保留一定位数等。
要在数值的前面添加货币符号,并使其显示两位小数,具体的操作步骤如下。
1 选中单元格区域B3:E11,然后按下【Ctrl】+【1】组合键。
2 弹出【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【货币】选项,在【小数位数】微调框中输入“2”,在【货币符号】下拉列表框中选择【¥】,在【负数】列表框中选择一种类型,然后单击按钮。
3 返回工作表,效果如图所示。
3. 日期和时间的格式设置
在不同的工作环境中,日期和时间的表示方式有所不同,如中国和西方一些国家对日期和时间的表示就有所不同。Excel提供有日期和时间的一些格式,用户可以根据需要定义显示的方式,当然也可以设置日期和时间的输入格式。
设置日期格式的具体步骤如下。
1 在表格的最后添加一个制表日期。
2 选中单元格E12,按下【Ctrl】+【1】组合键,弹出【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【日期】选项,在【类型】列表框中选择一种合适的日期类型,然后单击按钮。
3 返回工作表,效果如图所示。
提示
时间格式的设置与日期基本相同,此处不再赘述。如果时间格式中包括“AM”或者“PM”,则表示时间按12小时计时;否则就按24小时计时。其中“AM”或者“A”表示从午夜12点到中午12点之间的时间,“PM”或者“P”表示从中午12点到午夜12点之间的时间。
2.2.2 条件格式的设置
如果要设置满足指定条件的格式,用户可以使用【条件格式】选项来实现。
下面在“商品销售数据表1”中,将销售额为800000以上的数据项以红色显示出来,具体的操作步骤如下。
1 选中要设置条件格式的单元格区域B3:E11,切换到【开始】选项卡,在【样式】组中单击按钮,从弹出的下拉列表中选择【突出显示单元格规则】【大于】选项。
2 弹出【大于】对话框,在【为大于以下值的单元格设置格式】输入框中输入“800000”,在【设置为】下拉列表框中选择【红色文本】选项,单击按钮。
3 返回工作表,即可看到对选中数据设置条件格式后的效果。
2.2.3 样式的定义和使用
样式就是由用户定义的单元格的显示模式。Excel自带一些内置样式,包括单元格样式和表样式,但用户也可以根据需要自定义新的单元格样式和表样式。
1. 内置样式
用户可以使用功能区的快捷按钮“单元格样式”来美化工作表。具体的操作步骤如下。
1 选中单元格区域A3:A11,切换到【开始】选项卡,在【样式】组中单击按钮,从弹出的下拉列表中选择【着色6】选项。
2 此时选中的内置单元格样式就被应用到单元格中,效果如图所示。
按照同样的方法,用户可以套用系统内置的表样式来美化工作表。
2. 自定义样式
除了使用Excel的内置样式外,用户还可以根据实际需要,运用自己的创意来创建样式。
自定义样式分为两种,即自定义单元格样式和自定义表样式。下面以自定义单元格样式为例来介绍具体的操作步骤。
1 选中工作表中的任意一个单元格,切换到【开始】选项卡,在【样式】组中单击按钮,从弹出的下拉列表中选择【新建单元格样式】选项。
2 弹出【样式】对话框,在【样式名】文本框中输入自定义的样式名“单元格样式1”,然后单击按钮。
3 弹出【设置单元格格式】对话框,切换到【边框】选项卡,在【样式】列表框中选择一种合适的样式,在【预置】组合框中选择【外边框】选项。
4 切换到【填充】选项卡,在【背景色】组合框中选择一种合适颜色,然后依次单击按钮。
此时一个新的单元格样式已创建完成。自定义表样式的方法与自定义单元格样式的方法相同;自定义样式的应用与Excel的内置样式的应用方法相同,这里都不再赘述。
3. 样式的编辑
如果用户对已经创建的样式不满意,可以对其进行修改,具体的操作步骤如下。
1 按照前面介绍的方法打开【单元格样式】列表框,在刚才自定义的“单元格样式1”选项上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择【修改】命令。
2 在弹出的【样式】对话框中进行相应的修改即可。
复制样式一般可通过【合并样式】对话框来实现。在一个工作簿中创建样式后再打开目标工作簿。注意要保证目标工作簿为当前活动的工 作簿。
这里新建一个工作簿,下面介绍将“商品销售数据表2”中刚定义的“单元格样式1”复制到新建工作簿中的方法。
1 打开新建的工作簿,切换到【开始】选项卡,在【样式】组中单击按钮,从弹出的下拉列表中选择【合并样式】选项。
2 弹出【合并样式】对话框,在【合并样式来源】列表框中选择【商品销售数据表.xlsx】选项,然后单击按钮。
3 此时打开新建的工作簿,在【单元格样式】列表框中即可看到将已经创建好的“单元格样式1”导入到了当前的工作簿中。
如果觉得有些样式已经用不着了,则可将其删除。在自定义的“单元格样式1”选项上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。
2.2.4 自定义格式的设置
在实际工作中,许多工作都是通过单元格格式的设置得到简化的。单元格的格式主要体现在数据的输入和信息的表现上。
假设在统计学生成绩的时候要输入学生的学号,学号有一个特点就是前几位一般相同,而后几位不同,并且学号的数字位数都比较多,因此输入的时候很容易出错。
解决上述问题的最好办法就是自定义“学号”一列的格式,具体的操作步骤如下。
1 选中单元格区域A3:A8,按下【C t r l】+【1】组合键,打开【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【自定义】选项,然后在【类型】文本框中输入"2014000"00 (引号是英文状态下的),然后单击按钮,这样选中单元格区域的自定义格式就设置完成了。
2 定义完格式后,用户在输入学生学号时就不需要输入完整的位数了,只需要输入后两位即可。例如,要输入“2014100001”,只要输入“01”,然后按下【Enter】键即可。
利用相同的方法可对该列的其他单元格进行数据的输入。
要想熟练地使用自定义格式,只要掌握Excel自定义格式的设置是由以下4个部分组成的即可。它们分别是正数部分的格式定义、负数部分的格式定义、0的格式定义和文本的格式定义。
在格式代码中最多可以指定4个节。这些格式代码是以分号分隔的,它们顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。如果只指定两个节,则第一部分表示正数和零,第二部分表示负数。如果只有一个节,该节则用于所有的数字。如果要跳过某一节,那么对该节仅使用分号即可。
Excel中自定义格式的控制符如下。
1. 文本和空格
(1)显示文本和数字。如果要在单元格中同时显示文本和数字,可以将文本字符括在英文状态下的双引号("")中,或者在单个字符的前面加反斜线(\),但应该注意的是,要将字符放在格式代码的合适部分,例如,自定义格式为0.00 "剩余";-0.00 "短缺",如果在单元格中输入“123.789”,按下【Enter】键后单元格中将显示“123.79剩余”;如果输入“-123.789”,单元格中将显示“-123.79短缺”。
提示
需要注意的是,在输入“$、-、+、/、()、:、!、^、&、’(左单引号)、’(右单引号)、~、{}、=、<、>和空格”这些字符的时候不用加双引号。
(2)包括文本的数字格式。如果要在数字格式中包括文本,一定要在显示文本的地方添加符号“@”;否则输入的文本将不会显示出来。如果要一直显示某些带有输入文本的指定文本字符,则应将附加文本用双引号(“ ”)括起来。
如果格式中不包含文本部分,那么输入的文本将不受格式代码的影响。
(3)添加空格。如果要在数字格式中创建一个字符宽的空格,则应在字符的前面加上一条下划线“_”。
(4)重复字符。在数字格式代码中使用“*”,可以使星号之后的字符重复显示,直到填充整个单元格。例如,定义的格式为“0.0*!”,那么输入数据后,数字的后面将包含足够的叹号来填充整个单元格。
2. 小数点、空格、颜色和条件
(1)小数点的位置和有效数字。如果某一个数的小数点右侧的位数大于所设定格式中位置标识符的位数,该数将对设定格式的位数进行舍入;如果某一个数的小数点左侧的位数大于位置标识符的位数,那么多余的位数也会显示出来。如果所设定的格式中小数点左侧只有一个“#”,那么小于1的数将从小数点开始显示。例如,自定义的格式为“#.00”,那么输入“0.326”时,按下【Enter】键显示的结果则为“.33”。
如果要设置分数或者带小数点的数字格式,就要在格式代码的相应部分中包含如表所示的数字位置标识符。
提示
(1) #只显示有意义的数字而不显示无意义的0。
(2) 0表示数字的位数,但是当数字的位数小于自定义格式中数字的位数时,它将显示无意义的0。
(3) ?为小数点两边无意义的0添加空格,以便当按固定宽度字体设置格式时小数点可对齐。还可对具有不等长数字的分数使用“?”。
(2)千位分隔符。在数字格式中包含逗号,可以使逗号显示为千位分隔符,或者将数字放大1000倍。具体的格式代码与显示结果如下表所示。
(3)颜色。如果要设置格式中某一部分的颜色,可以在该部分对应的位置上用方括号输入颜色名称或颜色编号即可。Excel中可以使用的颜色名称有黑色、蓝色、青色、绿色、洋红、红色、白色、黄色8种不同的颜色。此外,Excel还可以使用[颜色X]的方式来设置颜色,其中X为1~56之间的数字,代表了 56种不同的颜色。颜色代码必须为该部分的第一项。
这里举一个简单的例子加以说明。
1 新建一个工作簿,选中单元格A1,按下【Ctrl】+【1】组合键,打开【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【自定义】选项,然后在【类型】文本框中输入“[蓝色]#,”最后单击按钮。
2 当用户在单元格A1中输入18000时,按下【Enter】键,此时输入的数据显示为蓝色。
(4)条件。如果要设置满足指定条件的数字格式,格式代码中应该加入带方括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。例如,格式:[红色][<80];[绿色][>=80]表示以红色显示小于80的数字,而以绿色显示大于等于80的数字。
这里以“学生成绩统计表”为例介绍其操作步骤。
1 选中单元格区域D2:I8,打开【设置单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡,在【分类】列表框中选择【自定义】选项,然后在【类型】文本框中输入“[红色] [<80];[绿色][>=80] ”,最后单击按钮。
2 定义数据格式后的效果如图所示。
提示
当用户在以后需要继续使用刚才所创建的成绩条件自定义数字格式时,会发现在“单元格格式”的“自定义”分类类型中找不到“[红色][<80];[绿色][>=80]”格式,这是因为Excel自动将创建的“[红色][<80];[绿色] [>=80]”格式修改成“[红色][<80]G/通用格式;[绿色][>=80]G/通用格式”,用户只需选择此格式即可达到同样的使用效果。
3. 货币、百分比和科学记数
(1) 货币符号。如果要在数字格式中输入货币符号,应该先打开小键盘(单击键盘上的【Num Lock】键),然后输入货币符号对应的ANSI码。但是应该注意的是,在输入ANSI码的时候必须同时按住【Alt】键。货币符号与ANSI码的对应情况如表所示。
(2) 百分比。如果要以百分比的格式显示数字,则应该在数字格式中包含百分号(%),如0.06显示为%。
(3) 如果要以科学记数法显示数字,则应在相应的位置中使用指数代码:“E+”“E-”“e+”或者“e-”。在格式代码中,如果指数代码的右侧含有零(0)或者数字符号(#),Excel将按照科学记数法显示数字,并插入E或者e。右侧的零或者数字符号的个数决定指数的位数,“E-”或者“e-”将在负指数中添加负号。“E+”或者“e+” 将在正指数时添加正号。
例如,分别在单元格A1和A2中输入“160000000000”“=16/10000000000”,显示结果如图所示。
4. 时间和日期
如果要在单元格中显示年、月、日,则可在相应的地方添加如下表所示的格式代码来实现。
如果“m”紧跟在“h”或者“hh”代码之后,或者跟在“ss”代码之前,那么Excel就会将其显示分钟,而不是月份。
如果要显示小时、分、秒,则可在相应的位置添加格式代码来实现,如AM/PM分别表示上午和下午。关于小时、分钟、秒的格式代码如下表所示。