3.3.2 为字段设置预置格式或自定义格式
Access为不同的数据类型提供了预置的格式，同时也提供了格式代码，以便用户根据实际需求自定义数据的显示方式。无论是预置格式还是自定义格式，都只改变数据的外观，而不会影响数据本身。
要为字段设置Access预置的格式，可以在设计视图中单击要设置的字段所在行中的任意单元格，然后在属性窗格中单击“格式”属性右侧的文本框，激活其中的下拉按钮，单击该下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择Access预置的格式。如图3-31所示为“日期/时间”字段中预置的日期和时间格式。
图3-31 选择预置的日期和时间格式
除“日期/时间”数据类型外，“数字”和“是/否”数据类型也有预置的格式，如图3-32所示。
图3-32 “数字”和“是/否”数据类型的预置格式
Access预置格式的数量毕竟有限，更灵活的方法是用户自定义数据的格式。不同的数据类型有不同的自定义格式代码，但是它们也有一些通用的格式代码，表3-4列出了通用于不同数据类型的格式代码。
表3-4 通用于不同数据类型的格式代码
除表3-4中列出的通用格式代码外，不同的数据类型还各自有一套独立的格式代码，这些代码不能跨数据类型混合使用。
1.自定义文本格式
表3-5列出了专门用于“文本”数据类型的自定义格式代码。
表3-5 “文本”数据类型的自定义格式代码
“文本”数据类型的自定义格式代码包含以下两部分，它们之间使用分号分隔。
● 第一部分：包含文本的字段的格式。
● 第二部分：包含零长度字符串和空值的字段的格式。
当单元格中包含文本时，将显示由第一部分设置的格式，否则显示由第二部分设置的格式。
案例3-10 自定义客户名称的显示方式
在客户信息表的“客户名称”字段中输入客户名称时，按输入的内容原样显示，如果该字段为空或包含零长度字符串，则显示为“缺少名称”，实现该功能的操作步骤如下。
（1）在设计视图中打开需要设置的表，单击“客户名称”字段所在行中的任意单元格。在下方的属性窗格中单击“格式”属性右侧的文本框，然后输入自定义格式代码“@；"缺少名称"”，如图3-33所示。
图3-33 输入自定义格式代码
（2）保存表设计，然后切换到数据表视图，在表中输入一些数据，效果如图3-34所示。
图3-34 自定义客户名称的显示方式
提示：在表中输入数据的方法将在第6章进行介绍。
2.自定义数字格式
表3-6列出了专门用于“数字”和“货币”数据类型的自定义格式代码。
表3-6 “数字”和“货币”数据类型的自定义格式代码
“文本”数据类型的自定义格式代码包含以下4部分，它们之间使用分号分隔。
● 第一部分：包含正数的字段的格式。
● 第二部分：包含负数的字段的格式。
● 第三部分：包含零值的字段的格式。
● 第四部分：包含空值的字段的格式。
案例3-11 自定义金额的显示方式
当金额为正数时，显示为绿色并添加千位分隔符；当金额为负数时，显示两端带有括号的红色并添加千位分隔符；当金额为0时，显示0；当单元格为空时，什么也不显示。实现以上功能的操作步骤如下。
（1）在设计视图中打开需要设置的表，单击“金额”字段所在行中的任意单元格。在下方的属性窗格中单击“格式”属性右侧的文本框，然后输入自定义格式代码“#,##0.00[蓝色]；(#,##0.00)[红色]”，如图3-35所示。
图3-35 输入自定义格式代码
（2）保存表设计，然后切换到数据表视图，在表中输入一些数据，效果如图3-36所示。
图3-36 自定义金额的显示方式
3.自定义日期和时间格式
日期和时间格式受Windows操作系统中的区域设置的影响。表3-7列出了专门用于“日期/时间”数据类型的自定义格式代码。
表3-7 “日期/时间”数据类型的自定义格式代码
注意：如果要在自定义格式代码中添加逗号或其他分隔符，则需要将这些符号放在双引号中。